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张家口庆典公司总结:年会策划之准备的注意方面与方法
日期:2019-05-20 阅读: 次  字体:【 】  【关闭窗口

作为一名工作者,对于年会,想必大家都有所经历。但是,如果作为一名年会的策划人员,我们又应该如何做呢?年会策划应该如何准备呢?年会策划又需要注意哪些方面呢?下面,就让我们一起来看看吧。以下关于“年会策划之准备的注意方面与方法”的介绍。



【年会策划准备注意事项】


一转眼又到了年底,各个公司都开始筹备今年的年会,其实每个公司的年会类型也不同,有的公司是办员工总结大会,对过去一年在公司的表现情况进行表彰鼓励。生产型企业会在年会上将经销商聚集到一起,增加交流机会。所以,目的不同,开会前的准备工作也是不相同的。



因此,活动策划筹备年会的时候一定要多收集信息,通过收集和整理年会相关的信息可以初步制定好年会的准备工作。再与同事和领导沟通,逐步完善年会计划,确保年会的顺利召开。


公司年会筹备核心的准备工作就是制订年会预算,年会预算包含交通费用,年会活动场地费用,住宿费用和餐饮费用,还有一些活动费用。年会预算制定合理不仅可以赢得领导的认可,也是年会是否顺利实施的一项保证。接下来就为你讲一下策划年会以及需要注意的地方。


首先要考虑的是在哪开年会,如果公司只是在本地办公,年会活动场地在本地,这样交通费用就会省下很多,如果公司在外地有分公司,或者年会活动场地在其他城市,那么就要考虑添加交通费用,年会需要多少人参加,出发地至会务地的交通费用和会议期间交通费用,还有欢送交通及返程交通都是要考虑在内的部分。


其次就要考虑年会活动场地租赁,这是在年会预算中占比重很大的一部分费用。你想要开什么规模的年会,需要年会活动场有哪些设施,在年会活动开始的时候有哪些需要布置,这些都是要考虑的问题。


而大多数的工作人员对这方面还不是很熟悉,挨家年会活动场地去比价看服务不仅需要大量的时间和精力,因为只是一次,酒店给出的优惠价格往往不会很满意,建议预定选年会活动场地的时候可以到场地网上去看看,上面会有当地酒店和会议的介绍,报价和网友对酒店的评价,如果参加团购还可以得到更多优惠呢!


定下来年会活动场地,接下来要考虑的就是住宿费和餐饮,住宿应该非常好理解,如果年会活动场地提供就更好了,如果没有就需要年会组织者提前预定,正常的住宿费除与酒店标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。


年会活动组织者明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围以便做出相关安排。会议的餐饮可以很简单,也可以很复杂,这取决于年会活动的需要及会议目的。


除非在年会活动长期是在室外,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括设备本身的租赁费用和设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,这点也可以委托年会活动场地的工作人员协助完成。


很多公司在年会开完后会有节目表演的过程,在节目表演的过程中穿插着年终奖的发放,或者公司对员工的奖励,这些需要提前跟年会活动场地工作人员沟通,由他们提供表演的活动场地和所需要的视听设备。这部分比较简单了,只需要统计好表演的节目和参与的人数就可以了。


【年会策划的细节介绍】


当活动策划领域开始在吸引客源方面展开竞争,同时活动也开始对客户开展工作发挥越来越重要的作用时,活动策划就必须做到出类拔萃、与众不同。作为活动策划人员,一定要保证策划团队、施工团队、客户等在时间、金钱、精力上的投入获得回报。当然,能让活动超出客户的期望值,这也是对客户欣慰的回报。



做到这些诚然需要策划公司掌握足够的活动设计,并在诸多细节方面做到天衣无缝,在各个环节之间做到无缝对接。活动策划公司就年会节目的选择重要性与大家一起探讨一下。   


需谨慎,节目要对口。首先,作为策划公司,你要弄清楚所举办的活动属于哪种类型?是社交型,风雅型,还是公司活动。其次,要明白客户群体主要分布在哪个年龄段?再者,要保证主持人,演员,艺人足够专业,一定要懂得商业操守和商务礼仪。    


现场表演是打破僵局,活跃气氛的途径。这些节目可以是公司内部员工参与也可以是事先准备好的诸如魔术表演、歌剧表演、舞蹈、杂技、唱歌、仿真游戏……这些节目在选取与表演时要切合活动的年会主题。比如我们可以唱些《飞的更高》、《我的未来不是梦》、《阳光总在风雨后》等等有意义有激情团结向上,能给人正能量的歌曲。魔术表演可以让魔术师变出彩带,丝绸等这些常规的作助兴。    


要清楚了解你所选定的节目和内容。整个活动的流程,作为策划者你必须了如指掌,包括活动所用的道具。    


准备一份详细的活动或节目表,列出舞台上要进行活动的一切具体细节——具体详细到每一分钟,其中包括节目主持人,音响,灯光照明以及大屏幕显示。


和专业的公司是一项不错的投资,因为他们掌握着动态,而且为重要的是他们能够以一种专业的方式来为你安排活动。


以上关于“年会策划准备注意事项”和“年会策划的细节介绍”的介绍,希望能让您了解“年会策划之准备的注意方面与方法”带来帮助。


文章来源:http://www.zjkhyqd.com 张家口庆典公司 张家口华艺庆典公司
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